Nos 10 conseils aux voyageurs d’affaires

Vous partez en voyage d’affaires ? Avant de plier bagages en vitesse et de foncer tête baissée à la gare ou à l’aéroport, il vaudrait mieux penser à préparer votre déplacement professionnel. Une fois sur place, ce serait dommage de devoir improviser, tout ça parce que vous ne vous êtes pas assez bien organisé en amont. Alors, pour réussir votre voyage d’affaires et partir en toute sérénité, voici tous nos conseils !

Avant toute chose, vérifiez la validité de vos papiers d’identité !

1. Renseignez-vous sur votre destination sur France Diplomatie

Avant même de vous procurer des guides de voyage, rendez-vous sur le site internet France Diplomatie, dans la rubrique « Conseils aux voyageurs ». Vous aurez alors accès à des informations indispensables sur votre destination pour préparer au mieux votre voyage d’affaires : dangerosité et degré de sécurité du pays, situation politique, formalités d’entrée et de séjour, information sur la santé (risques sanitaires, vaccins, frais en cas d’hospitalisation, etc.), risques naturels (ouragans, zones sismiques, etc.), activités à éviter, recommandations, contacts utiles… Ces infos sont actualisées très régulièrement afin de vous éviter de mauvaises surprises !

De plus, pensez également à vous inscrire sur le site Ariane. Créé par le ministère des Affaires étrangères et du Développement International, il permet à tous les ressortissants français de se signaler auprès du ministère dans le cadre d’un voyage d’affaires ou d’une mission ponctuelle à l’étranger. Au cours de votre voyage, si la situation du pays le justifie, vous serez alerté par mail ou par SMS des informations et des consignes de sécurité à adopter si nécessaire.

2. Prévoyez large pour anticiper les imprévus et partir en toute sérénité 

Votre rendez-vous a lieu à 14h à Lisbonne mardi ? Il est alors possible de prendre un vol dans la matinée sans problème, mais n’oubliez jamais que les imprévus existent ! Laissez-vous de la marge en vérifiant qu’il y a bien des vols après celui que vous aviez prévu de prendre au cas où il serait annulé ou si vous le manquez. Pour oublier totalement le stress, il serait même plus judicieux d’arriver la veille au soir. Réserver une nuit de plus est certes un petit frais supplémentaire mais il vous permettra d’être dans les meilleures dispositions le lendemain. De façon générale, la veille de votre départ, essayez de quitter plus tôt le travail pour avoir le temps de régler toutes les petites formalités et reposez-vous bien pour partir en forme et détendu. Si vous partez à l’autre bout du monde, voici quelques conseils pour gérer le décalage horaire et être efficace dès votre arrivée.

3. Pensez à contracter une assurance voyage professionnel 

Que vous fassiez l’aller-retour dans la journée pour un rendez-vous, que vous séjourniez quelques jours en Asie pour assister à un salon professionnel ou que vous partiez former des salariés de l’entreprise durant plusieurs semaines en Europe, ne faites pas l’impasse sur une assurance voyage, un pépin est si vite arrivé ! Et comme dit l’adage, il vaut mieux prévenir que guérir ! Avoir une assurance voyage professionnel est indispensable notamment pour couvrir vos frais de santé en cas d’accident, d’hospitalisation, de besoin de rapatriement surtout hors Europe, sans quoi les frais seraient exorbitants ! Si vous travaillez pour une entreprise, c’est elle qui est chargée de la contracter pour son salarié et de déclarer à la sécurité sociale les déplacements de ses collaborateurs. Si vous partez en Europe, pensez néanmoins à faire la demande de votre Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM).

4. Réservez votre hébergement à l’avance !

Rien de pire lorsque l’on doit séjourner plusieurs nuits seul et loin de chez soi que de se retrouver dans un hôtel à la décoration impersonnelle situé hors du centre-ville. Mais c’est malheureusement ce qui arrive régulièrement aux voyageurs d’affaires car les hôtels les mieux situés sont souvent complets ou alors trop chers et dépassent les politiques voyage des entreprises. 

Vous l’aurez compris, il vaut mieux opter pour une location meublée de courte durée, notamment pour des raisons économiques, mais pas seulement. Il y a de nombreux avantages à loger en apparthotel ou dans un appartement meublé lors de son séjour professionnel. Ils sont idéalement situés, proches de toutes les commodités dont vous aurez besoin après une journée à un rythme effréné pour prendre votre dîner à emporter, déguster une spécialité locale dans le petit resto au coin de la rue, ou pourquoi pas faire quelques courses pour vous préparer un bon dîner maison. En effet, un appartement meublé vous donnera l’impression de vous retrouver comme chez vous !

Peu importe où vous partez, MagicStay pourra vous proposer une sélection d’appartements meublés de qualité pour vous faire passer un excellent voyage d’affaires !

5. Faites une liste des choses importantes et vérifiez-la la veille du départ

Sur cette liste, inscrivez les choses que vous devrez impérativement emporter avec vous. La veille de votre départ, vérifiez, point par point, que vous avez tout. Parmi les éléments indispensables, on retrouve : 

– Billets de train ou d’avion

– Enregistrement sur le vol

– Assurances – assurance santé (Carte Européenne d’Assurance Maladie)

– CNI ou passeport et des photocopies

– Visa

– Vos moyens de paiement (CB, chéquier)

– Réservation de votre hébergement

– Transport depuis la gare ou l’aéroport : pensez à réserver un taxi à l’avance ou un VTC, si vous louez une voiture, n’oubliez pas la réservation

– Coordonnées de l’hôtel (adresse et numéro de téléphone)

– Coordonnées de vos interlocuteurs sur place

– Documents, dossiers, clés USB… En bref, tous les éléments relatifs à votre voyage d’affaires

– Ordinateur, tablette, téléphone… Chargés un maximum et leurs chargeurs (n’oubliez pas de prendre un adaptateur universel pour certaines destinations !)

6. Voyagez léger !

On a toujours tendance à en prendre trop ! Au lieu de vous encombrer inutilement, optez pour un hébergement qui propose un service de pressing. De plus, des bagages légers et bien organisés évitent de s’éparpiller. Pensez également à bien vous couvrir ou à glisser un pull et une paire de chaussettes dans votre bagage à main pour vous protéger de la clim dans le train et l’avion : ce serait dommage d’arriver malade, surtout à l’étranger !

7. Optimisez votre organisation

Les grands voyageurs d’affaires ont une organisation bien rodée pour ne pas avoir à subir des appels illimités du siège pour communiquer sur leurs résultats ou l’évolution de leur voyage sans arrêt. Convenez et fixez en amont avec le siège de la fréquence de vos rendez-vous téléphoniques, vidéo ou de vos rapports par mail. Si vous ne pouvez pas gérer à distance vos dossiers restés au bureau, prévenez vos collaborateurs, passez-leur le relais sur les plus urgents et optez pour le mail automatique dans lequel vous précisez la durée de votre absence et communiquez les coordonnées de la personne à contacter en cas de besoin.

8. Se prévoir des moments OFF

C’est souvent la course durant un voyage d’affaires. Les déplacements sont nombreux, les rendez-vous, présentations etc. s’enchainent tout au long de la journée et vous n’avez pas une minute à vous. Dans le cadre d’un voyage d’affaires qui s’étend au-delà de quelques jours, il est indispensable d’aménager votre emploi du temps pour prendre du temps pour vous. Profitez des prestations mises à disposition dans votre hébergement : spa, jacuzzi, piscine, salle de sport ou plus simplement une baignoire pour prendre un bain, lire un livre, regarder un film, etc. Dans le cadre d’un appartement meublé partagé avec plusieurs collaborateurs, c’est aussi l’occasion d’apprendre à se découvrir en dehors du travail, comme si vous étiez chez vous, en train de boire un verre dans votre salon et discuter de tout, sauf de boulot !

9. En profiter pour voir du pays !

Rien de mieux qu’un appartement meublé pour s’immiscer dans la culture locale. Bien situé, il permet de limiter vos déplacements et ainsi de vous laisser un peu de marge dans votre emploi du temps. Entre deux RDV, profitez-en pour découvrir et visiter des lieux emblématiques de la ville, aller déguster une spécialité locale à l’heure du déjeuner, boire un café dans un établissement typique ou encore faire un peu de shopping pour dégoter un souvenir original pour vos proches. Et Pourquoi pas même prolonger le plaisir et vous permettre un séjour bleisure de temps en temps ! Voici quelques conseils pour organiser votre voyage bleisure.

10. Récupérez à votre retour

Il est parfois difficile de pouvoir prendre un ou deux jours de congés à son retour de voyage d’affaires. Si c’est vraiment impossible, essayez d’organiser votre retour le vendredi, surtout quand vous êtes en jet lag ! En revanche, si vous enchainez régulièrement les voyages professionnels à l’étranger, il est indispensable de prendre le temps de bien vous reposer entre chaque déplacement pour être le plus opérationnel possible !

Enfin, avant de partir, découvrez les erreurs à éviter à tout prix pendant un voyage d’affaires !