Fai un viaggio d’affari? Prima di fare le valigie in fretta e correre a capofitto verso la stazione ferroviaria o l’aeroporto, è meglio pensare di preparare il tuo viaggio d’affari. Una volta lì, sarebbe un peccato dover improvvisare, tutto perché non ti sei organizzato abbastanza a monte. Quindi, per avere successo nel vostro viaggio d’affari e lasciare in completa serenità, ecco tutti i nostri consigli!

Prima di tutto, controlla la validità dei tuoi documenti d’identità!

1. Scopri la tua destinazione sulla diplomazia di Francia

Prima ancora di ottenere le guide di viaggio, visita il sito della Diplomazia Francia, nella sezione “Consigli di viaggio“. Avrai quindi accesso a informazioni essenziali sulla tua destinazione per preparare al meglio il tuo viaggio d’affari: pericolosità e grado di sicurezza del paese, situazione politica, formalità di ingresso e residenza, informazioni sanitarie (rischi strutture sanitarie, vaccini, costi in caso di ricovero ospedaliero, ecc.), pericoli naturali (uragani, zone sismiche, ecc.), attività da evitare, raccomandazioni, contatti utili… Queste informazioni vengono aggiornate molto regolarmente per evitare spiacevoli sorprese!

Inoltre, prendi in considerazione la possibilità di registrarti sul sito web di Ariane . Creato dal Ministero degli Affari Esteri e dello Sviluppo Internazionale, permette a tutti i cittadini francesi di riferire al ministero come parte di un viaggio d’affari o di una missione una tantum all’estero. Durante il tuo viaggio, se la situazione del paese lo richiede, sarai avvisato via e-mail o SMS delle informazioni e delle istruzioni di sicurezza da adottare se necessario.

2. Piano ampio per anticipare l’imprevisto e partire con serenità

Il vostro incontro si svolge alle 14:00 a Lisbona di martedì? È quindi possibile prendere un volo al mattino senza problemi, ma non dimenticare mai che l’imprevisto esiste! Lascia il margine controllando che ci siano effettivamente voli dopo quello che avevi programmato di prendere nel caso in cui venisse cancellato o se lo perdi. Per dimenticare completamente lo stress, sarebbe ancora più saggio arrivare la sera prima. Prenotare un’altra notte è certamente un piccolo supplemento, ma vi permetterà di essere nei migliori accordi il giorno successivo. In generale, il giorno prima di partire, cercare di lasciare il lavoro presto per avere il tempo di risolvere tutte le scartoffie e riposare bene per ottenere in forma e rilassato. Se stai andando dall’altra parte del mondo, ecco alcuni suggerimenti per gestire il jet lag ed essere efficace non appena arrivi.

3. Prendere in considerazione l’assunzione di un’assicurazione di viaggio d’affari

Sia che tu stia andando avanti e indietro durante il giorno per un appuntamento, soggiornando qualche giorno in Asia per partecipare a una fiera o andando a formare i dipendenti dell’azienda per diverse settimane in Europa, non fare l’impasse sull’assicurazione di viaggio, un guasto è accaduto così in fretta! E come dice il proverbio, prevenire è meglio che curare! Avere un’assicurazione di viaggio professionale è essenziale soprattutto per coprire le spese sanitarie in caso di incidente, ricovero in ospedale, necessità di rimpatrio soprattutto al di fuori dell’Europa, altrimenti i costi sarebbero esorbitanti! Se lavori per un’azienda, è lei che è responsabile della sua contrazione per il suo dipendente e del reporting alla sicurezza sociale del viaggio dei suoi dipendenti. Se siete in Europa, assicuratevi di richiedere la vostra carta europea di assicurazione sanitaria (EHIC).
Tieni presente che alcune carte bancarie premium includono una vasta gamma di garanzie di assistenza e assicurazione per proteggerti durante il viaggio. Questo è il caso con la carta Visa Premier BforBank, che ti offre vantaggi in caso di perdita o furto di bagagli, assicurazione di rimpatrio, copertura del noleggio di veicoli e assicurazione speciale per le vacanze sugli sci.

4. Prenota il tuo alloggio in anticipo!

Niente di peggio quando si deve rimanere diverse notti da soli e lontano da casa che per ritrovarsi in un hotel con decorazione impersonale situato fuori dal centro della città. Ma purtroppo questo è ciò che accade regolarmente ai viaggiatori d’affari perché i migliori alberghi situati sono spesso pieni o troppo costosi e superano le politiche di viaggio delle aziende.

Come avrete capito, è meglio optare per un noleggio arredato a breve termine, soprattutto per motivi economici, ma non solo. Ci sono molti vantaggi di soggiornare in un appartamento o in un appartamento arredato durante il vostro soggiorno professionale. Sono in posizione comoda, vicino a tutti i servizi di cui avrete bisogno dopo una giornata a un ritmo frenetico per prendere la vostra cena da asporto, gustare una specialità locale nel piccolo ristorante dietro l’angolo, o perché non fare shopping per farti una buona cena casalinga. In effetti, un appartamento arredato ti farà sentire come a casa! Qui troverete un noleggio a breve termine a Parigi.

Non importa dove vai, MagicStay può offrirti una selezione di appartamenti arredati di qualità per farti trascorrere un ottimo viaggio d’affari!

5. Fare un elenco di cose importanti e check it out il giorno prima della partenza

In questa lista, scrivi le cose che dovrai portare con te. Il giorno prima di partire, controlla, punto per punto, che hai tutto. Gli elementi essenziali includono:

– Biglietti del treno o dell’aereo

– Check-in sul volo

– Assicurazione – Assicurazione sanitaria (Carta europea di assicurazione malattia)

– CNI o passaporto e fotocopie

Visto

– Il tuo mezzo di pagamento (CB, libretto degli assegni)

– Prenotazione del tuo alloggio

– Trasporto dalla stazione ferroviaria o dall’aeroporto: ricordati di prenotare un taxi in anticipo o un VTC, se noleggi un’auto, non dimenticare di prenotare

– Dettagli dell’hotel (indirizzo e numero di telefono)

– Informazioni di contatto dei tuoi interlocutori sul posto

– Documenti, cartelle, chiavette USB… In breve, tutti gli elementi relativi al vostro viaggio di lavoro

– Computer, tablet, telefono… Caricato il più possibile e i loro caricabatterie (non dimenticate di prendere un adattatore universale per alcune destinazioni!)

6. Luce di viaggio!

Tendiamo sempre a prendere troppo! Invece di ingombrare inutilmente, optare per un alloggio che offre un servizio di pulizia a secco. Inoltre, la luce e ben organizzato bagagli evita la dispersione. Ricordati anche di coprirti o di infilare un maglione e un paio di calzini nel bagaglio a mano per proteggerti dall’aria condizionata sul treno e sull’aereo: sarebbe un peccato arrivare ammalato, soprattutto all’estero!

7. Ottimizza la tua organizzazione

I viaggiatori d’affari frequenti hanno un’organizzazione consolidata in modo da non dover sopportare chiamate illimitate dalla sede centrale per comunicare i loro risultati o l’evoluzione del loro viaggio non-stop. Accetto e proteggi a monte con la sede della frequenza dei tuoi appuntamenti telefonici, video o rapporti e-mail. Se non è possibile gestire in remoto i file rimasti in ufficio, far sapere ai dipendenti, inoltrarli a quelli più urgenti e optare per l’e-mail automatica in cui si specifica la durata della vostra assenza e comunicare i dettagli di contatto del persona a cui contattare, se necessario.

8. Aspettatevi momenti OFF

Spesso è la gara durante un viaggio d’affari. Ci sono molti viaggi, appuntamenti, presentazioni ecc. si susseguono per tutto il giorno e non hai un minuto per andare. Come parte di un viaggio d’affari che si estende oltre un paio di giorni, è essenziale organizzare il vostro programma per prendere tempo per te stesso. Godetevi i servizi disponibili nel vostro alloggio: spa, vasca idromassaggio, piscina, palestra o più semplicemente una vasca da bagno per fare un bagno, leggere un libro, guardare un film, ecc. Nel contesto di un appartamento arredato condiviso con diversi dipendenti, è anche l’occasione per imparare a scoprire te stesso al di fuori del lavoro, come se fossi a casa, bevendo un drink in salotto e discutendo di tutto tranne il lavoro!

9. Cogliere l’occasione per vedere il paese!

Non c’è niente di meglio di un appartamento arredato per entrare nella cultura locale. Ben posizionato, ti permette di limitare il tuo viaggio e quindi lasciarti un po ‘di spazio nel tuo programma. Tra un appuntamento e l’altro, cogli l’occasione per scoprire e visitare luoghi emblematici della città, assapora una specialità locale all’ora di pranzo, bevi caffè in uno stabilimento tipico o fai shopping per trovare un souvenir originale per i vostri cari. E perché non anche prolungare il divertimento e consentono un soggiorno bleisure di volta in volta! Ecco alcuni suggerimenti per pianificare il vostro viaggio bleisure.

10. Recupero al vostro ritorno

A volte è difficile prendere uno o due giorni di riposo quando si torna da un viaggio di lavoro. Se è davvero impossibile, cerca di organizzare il tuo ritorno il venerdì, soprattutto quando sei jet lag! D’altra parte, se fai regolarmente viaggi d’affari all’estero, è essenziale prendere il tempo per riposare bene tra ogni viaggio per essere il più operativo possibile!

Infine, prima di partire, scopri gli errori da evitare a tutti i costi durante un viaggio di lavoro!