Trouver l’hébergement idéal pour ses consultants, collaborateurs en missions, expatriés ou impatriés est souvent une tâche fastidieuse pour les responsables de la mobilité. Mais une fois le logement trouvé, ces-derniers doivent également suivre attentivement chaque dossier et régler toutes les formalités administratives. Une charge de travail extrêmement chronophage, surtout quand les collaborateurs en missions se multiplient. Pensé et conçu par et pour les DRH et les mobility managers, Extendeez accompagne les entreprises lors de leurs projets de mobilité. Mission courte, mission longue, expatriation, impatriation, relocation : le logiciel Extendeez facilite la gestion des hébergements de vos collaborateurs et assure leur sécurité.

Extendeez accompagne vos collaborateurs en mobilité ou en mission professionnelle

Le responsable de la mobilité a pour objectif d’organiser au mieux les missions de ses collaborateurs et consultants, l’installation des expatriés ou le retour des impatriés. Et pour que la mission, l’installation ou la relocation soit réussie, la qualité de l’hébergement ne doit jamais être laissée au hasard. 

Qui est concerné par la mobilité professionnelle et les missions longues ?

De plus en plus fréquemment, les collaborateurs sont amenés à devoir partir en missions longues, au sein de leur pays ou à l’étranger, et ce, pour de nombreuses raisons. Il peut notamment s’agir d’un remplacement de congé maternité situé dans une autre ville que la sienne. On peut aussi être envoyé à l’étranger pour former l’équipe locale de la firme, ou pour promouvoir des nouveaux produits si l’on occupe un poste de commercial. Le détachement professionnel est aussi une forme de mission longue, tout comme la mutation. De plus, impossible d’évoquer les missions longues, sans parler des expatriés, envoyés dans un nouveau pays par leur entreprise ou pour leur compte. Sans oublier les impatriés, rappelés dans leur pays d’origine par leur entreprise qui y est établie. Tout savoir sur le statut d’expatrié

Une chose est sûre, à l’heure actuelle, les missions longues ne sont plus des exceptions et les collaborateurs sont de plus en plus nombreux à pouvoir être concernés par la mobilité professionnelle. 

Comment Extendeez vous aide à trouver l’hébergement idéal pour vos collaborateurs en mission..?

Les collaborateurs en missions, même courtes, ont besoin de beaucoup de confort pour se sentir à l’aise et en sécurité. Ils sont nombreux à préférer une location courte durée en appart-hôtel ou en appartement meublé à une chambre d’hôtel. Tous les équipements nécessaires mis à disposition, notamment la cuisine privative présente dans chaque hébergement, permettent de se sentir indépendant. Cependant, trouver le logement idéal, au bon moment et à un tarif qui respecte la Politique Voyages d’Entreprise n’est souvent pas une mince affaire. C’est ainsi qu’Extendeez intervient en optimisant vos recherches. Vous pouvez y regrouper, sur une seule et même interface, toutes les offres de logements qui vous intéressent, peu importe qu’elles proviennent de Airbnb, Booking, Expedia ou MagicStay, etc. La présentation est plus claire, plus homogène, avec un design identique pour chaque logement sélectionné. De quoi faire son choix rapidement et efficacement !

…Et à gérer vos réservations ?

Grâce une technologie exclusive, lorsque vous choisissez un hébergement sur l’une de ces différentes plateformes, Extendeez recueille automatiquement toutes les informations concernant vos réservations contenues dans les mails qu’elles vous envoient.
Tous les éléments dont vous avez besoin pour gérer vos réservations sont alors regroupés au même endroit, pour un meilleur suivi, plus simple et plus rapide. À noter : il est également possible d’y ajouter les offres de logements proposées par certaines agences immobilières ou de relocation.

Pilotez vos programmes de mobilité résidentielle avec Extendeez

Une fois la location meublée, l’appartement meublé ou l’appart-hôtel soigneusement choisi et validé, Extendeez permet au mobility manager ainsi qu’au collaborateur de suivre le processus de réservation et les formalités dont il faut s’acquitter.

Extendeez optimise la gestion de vos hébergements de A à Z

Réservation, gestion du contrat de location, état des lieux d’entrée et de sortie, versement de la caution, vérification des signatures, options choisies, interventions à réaliser, etc. chaque document est consigné sur Extendeez. De la recherche de l’hébergement idéal à la fin du bail, chaque étape de chaque dossier peut être suivie facilement. Des rappels vous permettent également de ne rien oublier, comme de récupérer la caution à la fin du contrat de location !

Une solution efficace pour gérer les logements des expatriés et impatriés

Lorsque les missions de vos collaborateurs et consultants dépassent 3 mois, elles sont alors considérées comme longues. En France, pour une mission allant jusqu’à 10 mois, le bail mobilité est parfaitement adapté. Plus souple qu’un contrat de location classique, il permet de loger consultants et collaborateurs en missions longues plus aisément. 

Dans tous les cas, peu importe la durée du séjour, un logement de qualité est primordial pour que celui-ci soit réussi. Alors, quand il s’agit d’une expatriation ou d’une impatriation, temporaire ou définitive, autant dire que rien ne peut être laissé au hasard. Un suivi personnalisé de chaque dossier est indispensable. Sur ce type de contrats de location à long terme, grâce à Extendeez, vous ne raterez plus aucune échéance et ne vous perdrez plus dans les formalités administratives !

Faciliter la relocation des expatriés et impatriés avec Extendeez

En effet, déménager à l’autre bout du pays, à l’étranger, ou être de retour dans sa patrie d’origine est une étape stressante et éreintante pour vos collaborateurs. Lors de leur arrivée sur place, impatriés et expatriés ont besoin de prendre leurs marques. Pour favoriser leur intégration dans leur nouvel environnement, les entreprises proposent généralement de prendre en charge un logement provisoire le temps de quelques mois. Avec l’aide d’Extendeez, le mobility manager peut alors lui proposer un accompagnement personnalisé et en toute transparence lors de sa relocation. Le collaborateur peut suivre facilement les étapes liées à la recherche de son logement et à l’avancée de son dossier. À noter : pour permettre aux expatriés le déménagement le plus serein possible, l’agence de relocation choisie pourra avoir accès à Extendeez si elle le souhaite. Extendeez vous donne les clés d’une relocation réussie.

Sécurité garantie avec Extendeez

Avec autant de formalités à gérer, et qui se multiplient à chaque dossier, le travel manager doit réussir à penser à tout, surtout à garantir la sécurité de ses collaborateurs et consultants lors de leurs voyages d’affaires. Le devoir de protection des salariés (duty of care) étant une obligation de la part de l’entreprise, assurez vous de toujours savoir où sont vos collaborateurs lors de leurs missions professionnelles. Extendeez communique automatiquement les informations liées à leurs hébergements à votre prestataire de sécurité comme Anticip, iSOS, SSF, Amarante, WorldAware… En cas de besoin, cela permet de réagir rapidement pour leur transmettre les consignes à suivre ou organiser un rapatriement. Sachez que si l’employeur manque à son devoir de protection, sa responsabilité pénale peut-être engagée. Se sentir en sécurité est sans doute l’une des clés pour réussir au mieux ses missions et sa mobilité professionnelle !

Extendeez est un logiciel gratuit en ligne (SaaS model), avec certaines options payantes. Profitez d’un essai gratuit du logiciel en ligne Extendeez !